Na tarde desta quarta-feira, 12, a reportagem do Jornal de Colombo foi recebida na sede da Prefeitura Municipal pelo secretário de Administração, Ademir Alberti Chaves Garcia para uma breve conversa sobre os projetos efetuados neste primeiro quadrimestre de 2021. O dirigente é formado em Teologia, Sociologia e Matemática, pós-graduado em Gestão e Administração e Docência em Ensino Superior, com formação complementar em TI (Tecnologia da Informação). Confira a seguir mais informações sobre o trabalho da pasta e os principais projetos encampados, como o Colombo + Fácil e a revisão dos contratos com fornecedores.
Jornal de Colombo – Qual a função da Secretaria de Administração dentro da Prefeitura?
Ademir Garcia – A Secretaria de Administração é considerada uma secretaria meio, atuando em algumas frentes. Uma delas é a condução dos processos licitatórios. Todas as secretarias se organizam com seu plano de compras, encaminham para a Secretaria de Administração e nós conduzimos a fase final do processo licitatório. A parte de aquisição de produtos que vão atender o município inteiro passa por nós. Fazemos a gestão de almoxarifado da Prefeitura. Controlamos a efetivação de contratos, feitos ao fim das licitações. Cuidamos da parte de frota do município. Também gerenciamos o que hoje é conhecido por Protocolo, que é a porta de entrada de todos os serviços do município. O Departamento de Recursos Humanos também fica dentro da Secretaria de Administração. Recentemente implantamos a Escola de Gestão, que também fica ligada à nossa secretaria. Fazemos a ponte com várias secretarias para que o município possa funcionar.
JC – É uma basta bem complexa, certo?
AG – Sim, bem complexa. Além disso, estou interinamente como secretário da Tecnologia da Informação e de Governo. Dentro dessa estrutura, cuidamos de toda a parte tecnológica do município e das regionais Maracanã e Osasco, que ficam alocadas na Secretaria de Governo. Também somos responsáveis pela Guarda Municipal de Colombo e atuamos junto ao Detran, nas possibilidades de convênio para que possamos dar o suporte administrativo.
JC – Por falar em TI, na ocasião dos 100 dias da nova gestão municipal, foi divulgado o projeto Colombo + Fácil. Gostaria que você explicasse o que é este projeto.
AG – O Colombo + Fácil é um projeto de médio a longo prazo, para que diminuamos a burocracia e consigamos avançar nos serviços ofertados para a população, os levando até às pessoas. O Colombo + Fácil vai diminuir a tramitação do processo físico. Queremos eliminar o processo físico, o uso de papel, da impressão, para que os processos possam tramitar por meio eletrônico. O porquê disso? Porque vários municípios já avançaram e Colombo está um pouco atrasado nisso. A digitalização traz um retorno para nós na agilidade processual, na transparência, e também vai gerar outras questões, como a economia. Nosso consumo médio estimado, a cada quatro anos, é de cerca de R$ 9 milhões em papel e demais insumos, como impressora, tinta, entre outros. Nossa meta é de ao menos uma economia de 50% deste valor. Já iniciamos o processo de capacitação e os novos processos já estão tramitando digitais. Os antigos são mantidos no físico, até eles findarem. Mas à medida que o processo vai andando, nós vamos fazendo a digitalização dele. Este projeto também traz um impacto social e sustentável. Para a produção de quatro caixas de papel são consumidos 200 mil litros de água no processo de fabricação, por exemplo. O próprio descarte do papel.
Paralelo a isso, também estamos trabalhando os serviços da população dentro deste projeto. Já lançamos através da Fazenda a possibilidade de emissão do carnê do IPTU e do pagamento pelo aplicativo Atende.net. Pelo aplicativo também já temos serviços disponíveis da Ouvidoria, do Meio Ambiente. A ideia é que no futuro 100% destes processos passem a ser abertos de forma digital. Mas aí a população vai se perguntar: isso não vai trazer um problema para as pessoas que não possuem internet? Pensando nisso, nós vamos disponibilizar ao longo do projeto tótens em lugares específicos nos bairros para que a população tenha acesso. Dentro de um órgão público, seja uma Unidade de Saúde ou uma escola. Em quatro ou cinco anos, 100% do município deverá estar coberto com isso. Temos ações iniciais que já estão gerando economia e impacto, mas temos estas situações de médio e longo prazo para que o município possa pensar no futuro.
JC – A primeira ação da atual gestão municipal foi a revisão dos contratos com fornecedores, estabelecida pelo Decreto nº 001/2021. Como foi o processo de realização deste projeto?
AG – Quando assumimos, o prefeito Helder pediu para que nós buscássemos uma fórmula para enxugar os gastos da máquina pública sem comprometer os serviços e dar maior celeridade e qualidade aos nossos contratos. Começamos a construir uma ideia de revisão de todos os contratos, fazendo a renegociação de quantitativos, revisão de valores, aditivos, renovações de contrato. A renovação de um contrato, por exemplo, geralmente é classificado por um índice de renovação. O IGP-M, por exemplo, tem ficado na média de 33% a 36%. Ou seja, se eu tivesse que renovar um contrato, ele teria um reajuste de 33% a 36%, um impacto muito alto. A revisão, então, partiu para essa linha de buscar uma negociação que tivesse um impacto menor. No município temos cerca de 600 contratos. A partir do decreto, montamos uma comissão com servidores da Administração e de outras secretarias. Elaboramos uma linha de ação e todos foram sendo revistos. Após todo esse processo, gerou uma economia de quase R$ 6 milhões de reais.
JC – E como foi gerenciar esse projeto junto às demais secretarias e manter o trabalho de rotina da Administração?
AG – Toda gestão tem alguns caminhos para percorrer. Nós gostamos sempre de percorrer o caminho do comprometimento e da parceria, de entendermos que hoje somos gestores e as pessoas que estão na ponta contribuem com os processos. Para gerenciar isso contamos muito com a vontade dos servidores de entender o projeto e de entender que fazem parte do projeto, que é de toda a população de Colombo. Isso vai sendo construído a várias mãos. Temos servidores muito qualificados aqui na Secretaria de Administração, assim como nas demais pastas. Tivemos também bastante entendimento dos próprios secretários, que entenderam que era algo prioritário e disponibilizaram seus servidores para fazer esse trabalho. Não construímos nada sozinhos, uma Secretaria depende da outra. Um ajudando o outro conseguimos chegar mais longe e com mais qualidade.